Задачи

Задачи — это доска для организации работы. Каждая задача — это карточка. Карточку можно настраивать (например, назначать ответственных, добавлять описание, сроки) и перемещать по колонкам статусов.

В этой статье:

Права доступа к задачам и доскам

Добавление и настройка столбцов на доске

Создание задачи

Просмотр, редактирование и удаление задач

Управление задачами на доске

Права доступа к задачам и доскам

Возможности работы на доске Задачи задач зависят от выданных вам прав. Права назначаются администратором.

• Чтение задач:
  • просмотр доски и всех задач;
  • открытие задач;
  • перемещение задач между столбцами.
• Редактирование задач — включает все возможности уровня «Чтение», а также:
  • создание новых задач;
  • полное редактирование и удаление любых задач.
• Редактирование досок — включает все возможности уровня «Редактирование задач», а также:
  • добавление, редактирование, удаление и изменение порядка пользовательских столбцов на доске.

Важные примечания:

• руководителям, у которых уже был доступ к задачам, по умолчанию будет предоставлен полный доступ «Редактирование досок»;
• остальным сотрудникам автоматически устанавливается уровень «Чтение задач»;
• если не проставлено ни одного права, то вкладка «Задачи» будет скрыта.

Добавление и настройка столбцов на доске

Системные столбцы «Нужно сделать» и «Выполнено» нельзя изменить или переместить. Столбец «В работе» можно перемещать, но нельзя удалить. Вы можете добавить собственные столбцы, чтобы отразить этапы вашего процесса.

Как управлять столбцами:

• нажмите кнопку «Настройки» на доске задач (доступна только пользователям с правом «Редактирование досок»);

• откроется панель управления столбцами:
  • системные столбцы: «Нужно сделать» (всегда первый) и «Выполнено» (всегда последний) — отмечены замком. «В работе» — его можно перемещать;
  • пользовательские столбцы, если они были созданы.

• для добавления нового столбца нажмите «+ Столбец». В открывшемся окне введите название (обязательное поле, не более 50 символов) и нажмите «Сохранить». Новый столбец появится на доске:

• чтобы изменить порядок столбцов, зажмите иконку перетаскивания (⋮⋮) рядом с названием столбца («В работе» или пользовательским) и переместите его в нужное место:

• чтобы отредактировать или удалить пользовательский столбец, нажмите на иконку карандаша;
• при удалении столбца все задачи в нём будут безвозвратно удалены.

Создание задачи

• Нажмите кнопку «+ Задача» (доступна при правах «Редактирование задач» и выше) и заполните информацию в открывшейся панели:
  • название задачи (обязательно, до 100 символов);
  • исполнитель (обязательно, можно выбрать нескольких). В списке отображаются только активные сотрудники;
  • наблюдатель (по умолчанию — создатель задачи);
  • срок выполнения (не может быть раньше текущего момента или более чем на 2 года вперед);
  • описание (до 1000 символов).

• нажмите «Добавить» — новая задача появится в начале списка столбца «Нужно сделать»:

Карточка задачи компактно показывает всю ключевую информацию:

• в скобках рядом с названием столбца указывается количество задач в нем: (1);
• исполнитель: Васильев М. В. (+2) - означает, что у задачи 3 исполнителя (указанный + еще 2);
• при наведении на срок выполнения появится подсказка с полной датой, включая год:

Просмотр, редактирование и удаление задач

• Чтобы открыть задачу и увидеть всю информацию по ней (историю изменений, перемещений по столбцам), просто нажмите на неё на доске.
• В истории изменений фиксируются действия пользователей по добавлению, перемещению задач между столбцами, а так же изменению сроков выполнения.

Важно: всё отображаемое время учитывается по часовому поясу выбранного филиала.

• При праве «Чтение задач» доступно только редактирование описания задачи;
• При праве «Редактирование задач» становятся доступны кнопки:
  • «Удалить» - удаленные задачи не подлежат восстановлению режиме;
  • «Редактировать» - доступно изменение всех полей задачи.

Управление задачами на доске

• Фильтрация: над доской расположен фильтр «Сотрудник».
  • По умолчанию в фильтре выбран авторизованный пользователь и показаны все задачи, где пользователь является участником в любой роли (создатель, исполнитель или наблюдатель).
  • Можно очистить фильтр, чтобы увидеть все задачи.
  • В фильтре можно выбрать нескольких сотрудников.

• Перетаскивание: чтобы изменить статус задачи, зажмите её и перетащите в другой столбец.

• Сортировка: вы можете вручную менять порядок задач внутри столбца, просто перетаскивая их.

• Просроченные задачи:
  • задача считается просроченной, если её установленный срок истёк, а сама задача ещё не находится в колонке «Выполнено»;
  • если срок выполнения задачи истёк, то на доске карточка задачи и срок выполнения выделяются красным цветом. При просмотре задачи рядом с полем «Срок выполнения» отображается красный тег «Просрочен».

• Автоматическое удаление задач:
  • задачи в столбце «Нужно сделать» хранятся 60 дней;
  • задачи в столбце «Выполнено» хранятся 90 дней;
  • активные задачи (в других колонках) не удаляются.