Запись на приём

• Создание записи в расписании
• Отправка записей на приём в другие сервисы
• Раздел «Общее» — основная информация о приёме
  • Заполнение данных из МедТочки (Госуслуги)
• Раздел «Услуги»
• Раздел «Документы»
• Раздел «Похожие пациенты»
• Для врача
• Часто задаваемые вопросы

Создание записи в расписании

Для записи пациентов перейдите в раздел «Расписание» и выберите время для записи пациента, нажав на нужную ячейку.

Важно! Доступные для записи ячейки отображаются белым цветом, недоступные — серым.

Открывается боковое меню для назначения приёма. Заполните данные пациента, если он пришёл впервые, или найдите его по фамилии или номеру телефона, если он ранее был в клинике.

При поиске пациента по телефону или ФИО отобразятся все похожие варианты.

При появлении в этом списке нужного пациента нажмите на строку с его данными, и они автоматически появятся в записи.

Важно! Поиск по ФИО пациентов срабатывает только при внесении в поисковую строку 3 символов и более. Поиск по номеру телефона срабатывает только при вводе полного номера телефона пациента.

Результат поиска не может превышать 10 пациентов. Если ни один из найденных пациентов не подходит, введите более точный запрос.

После выбора пациента для записи вы можете настроить сценарии работы с ним: анонимный приём или сопровождение до приёма. Подробнее — в статье Сопровождение до приёма.

• Выберите дату и время приёма.
• Найдите нужного врача в списке.
• Если у врача несколько специальностей, в соответствующем поле выберите ту, на которую записывается пациент.

• Ниже укажите «Канал привлечения», если планируете в будущем просматривать аналитику по этому параметру.
• При необходимости заполните поле «Рекомендовавший врач».

• «Цель визита» — поле для комментария администратора о приёме.
• Здесь же пациента можно добавить в лист ожидания, если он попросил по возможности перенести его на более раннюю дату. Все записи, добавленные в лист ожидания, хранятся в разделе «CRM».

Если вам необходимо добавить страховой полис пациента, нажмите кнопку «Добавить полис».

В открывшемся окне внесите все данные и нажмите кнопку «Добавить».

Внизу слева можно установить статус записи. Доступны статусы: «Не подтверждён», «Подтверждён», «Пациент пришёл», «Врач начал приём» и «Отменён».

Далее можно выбрать одну или несколько услуг, на которые придёт пациент, либо оставить поле пустым.

Для выбора услуги нажмите «Добавить из каталога» — откроется окно, где можно выбрать услугу. Либо введите название услуги в строку поиска и выберите необходимую.

Если у клиники услуги привязаны к врачу, в окне выбора они отображаются отдельно: сначала идёт группа «Привязанные к выбранному врачу», ниже остальные услуги в группе «Все услуги клиники».

Под названием услуги всегда указана первоначальная цена услуги по прайсу. Для выбранных услуг можно редактировать свободную стоимость в соответствующем поле. Если стоимость меньше указанной в прайсе, система отобразит это как скидку в рублях. Скидку в рублях или процентах также можно установить самостоятельно с помощью кнопки «%». В поле «Цена» отобразится стоимость услуги уже с учётом скидки.

• Когда все услуги выбраны, в строке «Итого» отобразится итоговая стоимость.
• Чтобы пациент появился в расписании, нажмите «Назначить».

Если нужно отредактировать анкету пациента (добавить адрес, документы и прочее), нажмите на ячейку в расписании и в открывшемся окне нажмите «Ред.» справа от ФИО пациента.

После внесения правок сохраните их.

О создании записи на приём несовершеннолетнего или недееспособного пациента можно узнать в статье Работа с записью на приём несовершеннолетних и недееспособных пациентов.

Выбор плательщика услуг и товаров (⚠️ Скоро)

При создании записи на приём совершеннолетнего пациента по умолчанию плательщиком является сам пациент. Если услуги или товары оплачивает другой пациент, вы можете выбрать его в качестве плательщика.

Для этого:

1. В блоке «Плательщики услуг» нажмите на стрелочку рядом с ФИО пациента.
2. Найдите другого пациента клиники по ФИО или номеру телефона.
3. Выберите нужного пациента из результатов поиска.
4. Если нужного пациента нет в базе клиники, нажмите «Добавить нового пациента», заполните его данные и выберите в качестве плательщика.
   

Важно! В качестве другого плательщика можно выбрать только совершеннолетнего пациента, добавленного как пациента в вашей клинике.

При необходимости вы также можете добавить страховую компанию в качестве плательщика.

Распределение услуг и товаров между плательщиками

Если в приёме выбраны другой пациент-плательщик и страховая компания, вы можете указать плательщика отдельно для каждой услуги или товара. Для этого при добавлении услуги или товара выберите нужного плательщика в соответствующем поле. Например, консультацию врача может оплачивать страховая компания, а дополнительную услугу — супруг пациентки.

Обратите внимание:

• Для одного приёма можно выбрать только одного пациента-плательщика, помимо страховой компании.
• Если услуга уже оплачена другим пациентом, изменить её плательщика нельзя.
• Возможность выбора другого пациента-плательщика доступна только для совершеннолетних пациентов.
• Для несовершеннолетних пациентов и опекунов порядок работы не изменился.
• Для лабораторных заказов возможность оплаты другим пациентом пока недоступна.

Стоимость записи на приём

Стоимость создания одной записи на приём в МедЛоке составляет 2 ₽.

Важно! Оплата взимается за каждую созданную запись, в том числе если приёму присвоен статус «Отменён» или «Неявка».
При переносе существующей записи на другую дату или время повторная оплата не взимается.

Например: если пациент перенёс приём на другой день, а администратор изменил дату или время в существующей записи, стоимость останется прежней — 2 ₽. Повторного списания не будет.

Отправка записей на приём в другие сервисы

Если у вас включён модуль «Личный кабинет пациента» или «Умная забота», то созданные в МедЛоке приёмы будут отправляться в МедТочку пациента или опекуна, который указан в приёме.

Если у пациента или его опекуна активированы некоторые отказы или включён «Анонимный приём», записи отправляться не будут. Исключение — онлайн-записи через виджет или ПроДокторов. Подробнее — в статье Работа с отказами пациентов.

Окно «Информация о приёме»

Раздел «Общее» — основная информация о приёме

• Дата и время записи, ФИО и специальность врача.
• ФИО и номер телефона пациента (с переходом в редактирование).
• Информация по медкарте и долгу (если имеются).
• Цель визита и комментарий к пациенту (если заполнены).
• Данные об авторе записи, дате и времени создания.
• Возможность перейти в редактирование записи и сменить её статус.
• Метка «New» обозначает нового пользователя в филиале, метка «1» отображает первичность приёма у пациента в филиале. Подробнее о метках — в статье Расписание.

Заполнение данных из МедТочки (Госуслуги)

Если пациент подтвердил свои персональные данные в МедТочке через Госуслуги (ЕСИА), то при создании записи на приём эти верифицированные данные передаются в клиники-партнёры.

Это позволяет:

• Автоматически заполнять договоры и документы актуальными паспортными данными.
• Снизить риск ошибок при ручном вводе информации.
• Визуально видеть в интерфейсе, какие данные прошли проверку через гос. портал.

Важно! Передача подтверждённых данных происходит только в том случае, если пациентом создаётся онлайн-запись.

Подробнее — в статье Передача данных пациента из Госуслуг в клиники-партнёры.

После получения подтверждённых данных в окне «Информация о приёме» будет отображаться сообщение «Данные пациента из МедТочки», в котором будут перечислены все подтверждённые поля: ФИО, дата рождения, пол, паспорт, СНИЛС.

• Такие поля считаются верифицированными (подтверждёнными через Госуслуги).
• Номер телефона, переданный от МедТочки, считается подтверждённым и помечается соответствующим тегом «Подтверждён» — это означает, что номер актуален и используется пациентом в приложении, но не помечается как «Из Госуслуг», так как в МедТочке используется основной номер пациента (который может отличаться от номера, указанного в ЕСИА).

Получение данных из МедТочки фиксируется в «Журнале действий»:

Правила редактирования полей описаны в разделе: Редактирование подтверждённых полей.

Раздел «Услуги»

Важно! Если у вас включена функция «Продажа товаров», то этот раздел будет называться «Услуги и товары».

Подробнее — в статье Продажа товаров.

Здесь можно добавить услуги в запись, смотреть статус услуги (оплачено/не оплачено/возвращено) и нажать кнопку оплаты (если статус «Пациент пришёл», «Врач начал приём», «Врач закончил приём» или «Выполнен»).

Для оплаты всех услуг в записи можно нажать синюю кнопку в правом верхнем углу.

Оплатить конкретную услугу можно с помощью значка кошелька справа от названия услуги.

Раздел «Документы»

Здесь отображается список документов, доступных для печати. Можно выполнить поиск нужного документа, если их больше 7.

Для печати документа нажмите значок принтера справа от названия нужного документа.

Также можно выделить несколько документов и нажать «Печать» справа вверху, чтобы распечатать их сразу.

Отдельным типом документов являются медкарты. Если у пациента нет созданных медкарт, необходимо нажать значок принтера напротив нужной формы медкарты.

После этого медкарта создастся для пациента и в дальнейшем будет отображаться в списке документов для печати во всех приёмах, а также появится в профиле пациента. Подробнее — в статье Работа с медкартами в профиле пациента.

Важно! Медкарты, в отличие от обычных документов, нельзя выводить на печать по несколько за раз. Необходимо нажимать значок принтера напротив каждой медкарты и печатать их отдельно.

При попытке распечатать несколько медкарт вы увидите ошибку.

Чтобы изменить нумерацию медкарт, выставьте необходимый номер в настройках документов. Первая медкарта, которая будет создана после изменения текущего номера в настройках документов, будет иметь номер, следующий за указанным.

Форма медкарты для заведения пациенту будет отображаться только если:

• Эта форма медкарты не удалена в настройках документов. О том, как восстановить удалённые документы, читайте в статье Архив.

• В этой форме медкарты включена функция «Выводить на печать» в настройках документов. Подробнее — в статье Настройка документов и работа с ними.

Если же форма удалена или в ней эта функция выключена, то она не будет отображаться в списке документов для создания пациенту. Но в этом списке отобразятся уже созданные медкарты по этой форме для пациента, если они есть.

Если пациент, которого записывают на приём, ребёнок или недееспособный, появится функция «Только документы для ребёнка/недееспособного» сверху подраздела «Документы».

Если эта функция активна, то в списке документов отобразятся только документы, в переменных которых используются переменные со словом «Опекун».

Это же касается и медкарт. Например, медкарты по формам 025/У и 003/У не содержат таких переменных и поэтому будут отображаться только, если функция неактивна.

Подробнее — в статье Настройка документов и работа с ними.

Раздел «Похожие пациенты»

Появляется, если есть пациенты с таким же ФИО или номером телефона. Для объединения карточек нажмите «Объединить» напротив нужного пациента.

Важно! Это действие невозможно отменить.

(⚠️ Скоро) Важно! Если у пациента в приеме выбран плательщиком другой пациент, то таких пациентов нельзя объеденить.

Для врача

Если вы врач и работаете под аккаунтом с соответствующей должностью, чтобы создать протокол для пациента, нажмите «+ Протокол» справа внизу в окне информации о приёме.

Когда пациент придёт в клинику, администратор (или врач) должен выставить статус «Пациент пришёл».

Когда врач начинает работу с пациентом, нужно обновить статус записи на «Врач начал приём», а после окончания приёма врачом — «Врач закончил приём».

Важно! Если врач не может изменить статус приёма, проверьте его права доступа: дайте ему право на редактирование расписания.

После завершения приёма в клинике администратору (или врачу) нужно проставить статус «Выполнен». Если по итогу работы с приёмом не сменить в нём статус на «Выполнен», то после 00:00 следующего дня в нём автоматически проставится этот статус.

Важно!
Сменить статус на «Врач закончил приём» можно только из статуса «Врач начал приём».
Сменить статус на «Выполнен» можно только из статуса «Врач закончил приём».

Если в записи вовремя не указали статус «Врач начал приём», то она отобразится в разделе «Ожидающие пациенты».

Обновить статус записи необходимо до 00:00 часов по местному времени. Если этого не сделать, приёму автоматически будет присвоен статус «Неявка».

Нажав на значок принтера рядом с ФИО врача, можно распечатать лист приёмов на весь день.

При необходимости в распечатку можно включить пункты «Услуги» и «Цель визита».

Если нужно перенести приём пациента, зажмите ячейку и перенесите на доступное окно. Свободные окна подсвечиваются зелёным.

Перенос доступен в рамках расписания одного врача и в рамках одной специальности.

Часто задаваемые вопросы

Почему пропала запись пациента из расписания?

Перейдите в «Журнал действий» и используйте ФИО пациента или его номер телефона, чтобы найти действия в МедЛоке по нему. Возможно, запись была отменена сотрудником клиники или самим пациентом.

Как сделать возврат оплаты?

Вы можете вернуть оплату пациенту через его профиль или в разделе «Касса» (только если подключена касса АТОЛ). Подробнее — в статье Возврат оплаты.

Как добавить документ, чтобы он был в списке у пациента на подпись?

Создайте шаблон документа: перейдите в раздел «Настройки», затем «Документы», нажмите «Добавить документ». Оформите шаблон, добавив необходимые переменные, проверьте, что у вас включена функция «Выводить на печать», нажмите кнопку «Сохранить». Подробнее о создании шаблонов — в статье Настройка документов и работа с ними.

Почему у некоторых пациентов есть все необходимые документы в разделе «Документы» в информации о приёме, а у некоторых — не все?

В МедЛоке есть три категории пациентов: взрослые, несовершеннолетние, недееспособные пациенты. Если вы используете в документе переменные, в названии которых есть «опекун», то такой документ можно будет напечатать только в приёмах у детей или недееспособных граждан. Кроме того, проверьте, что функция «Выводить на печать» включена в шаблоне нужного вам документа. Подробнее — в статье Настройка документов и работа с ними.

Что делать, если забыли поставить в приёме пациента статус «Пациент пришёл» / «Врач начал приём», и на следующий день стоит статус «Неявка»?

Отменить статус «Неявка» невозможно. Мы рекомендуем анализировать записи на приём в конце дня, чтобы проставлять нужные статусы. Чтобы не потерять информацию о приёме пациента, запишите её в разделе «Комментарии» в профиле пациента.

Вы также можете добавить данные в отчёт самостоятельно после его экспорта в Excel.

Что делать, если пациент не хочет предоставлять СНИЛС?

Если пациент не отказался от обработки персональных данных, вы можете заполнить паспортные данные и запросить СНИЛС в ПФР. Подробнее — в статье Как запросить СНИЛС пациента.

Если пациент отказался от обработки персональных данных или от передачи данных в ЕГИСЗ, отметьте это в окне редактирования пациента. Подробнее — в статье Работа с отказами пациентов.

Как добавить услугу в приём, если у него статус «Выполнен»?

Если приёму проставлен статус «Выполнен», то добавить новые услуги в приём нельзя. Это относится и к окну «Информация о приёме» в расписании, и к профилю пациента.

Почему у записи на приём автоматически сменился статус на «Выполнен»?

Это запланированная автоматическая процедура, которая выполняется для всех записей одновременно: каждую ночь система проверяет все записи на прошедший день и переводит их в статус «Выполнен».

Можно ли внести запись на приём прошлой датой?

Нет, такую возможность МедЛок не поддерживает.

Почему в МедТочке у врача и в МедЛоке отображаются разные пациенты в одной и той же записи?

Если у пациента при создании записи в МедЛоке не было заполнено хотя бы одно из полей: «Фамилия», «Имя», «Дата рождения», то новый пациент в МедТочке не создаётся, идентификация пациента идёт по номеру телефона. Поэтому, если в профиле пациента в МедТочке уже есть другой пациент, то запись по номеру телефона присвоится существующему пациенту.